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Vorberichte, Live-Kommunikation und Nachberichte
Die Durchführung der Eventkommunikation kann generell in drei Phasen unterteilt werden:
- Vorberichte,
- Live-Kommunikation und
- Nachberichterstattung.
Ersteres erzeugt Vorfreude auf die Veranstaltung, aktiviert die Medien, transportiert die Sponsoren und fördert den Ticketverkauf durch Teaser und Hintergrundgeschichten. Dabei sollten alle möglichen Kommunikationskanäle regelmässig bespielt werden. Nutzt die Nachberichterstattung um Dankeschön-Nachrichten, Interviews und Rückblicke zu teilen. Ein Event kann eine nachhaltige Wirkung für euren Verein auslösen. Eine Sportveranstaltung emotionalisiert und ist ein Ereignis, das gern in Erinnerung bleibt.
Das Besondere in der Sportberichterstattung am Veranstaltungstag selbst, ist die Live-Kommunikation. Fans wollen Informationen, Ergebnisse und Updates unmittelbar abgreifen. Um Live-Updates, Ergebnisse und Highlights zu teilen, eignen sich die Social-Media-Kanäle rund um Instagram, Facebook und TikTok am besten. Die Instagram Story kann beispielsweise als eine Art Liveticker mit Handymaterial einfach umgesetzt werden. Bei grösseren Veranstaltungen bieten sich zudem ein Live-Stream an. Setzt während des Events auf eine Mischung aus Bildern, Videos und Texten, um eine umfassende Live-Berichterstattung zu gewährleisten. Zudem könnt ihr interaktive Elemente wie Umfragen, Gewinnspiele oder Fragerunden über Social Media anbieten, um die Zuschauerinnen und Zuschauer aktiv einzubeziehen.
Beispiele und Besonderheiten – so unterscheidet sich die Kommunikation pro Zielgruppe
Sportler*innen: Kontaktiert werden die Sportlerinnen und Sportler über die Vereine in Form von Mailings mit Informationen zum Anmeldeprozess, zur Wettkampforganisation und gegebenenfalls Informationen zu den Social-Media-Kanälen und dem Bildmaterial, die sie auf ihren Kanälen teilen können. Überlegt euch Massnahmen, um die Reichweite der Sportlerinnen und Sportler auch während und nach der Veranstaltung zu nutzen. Markiert sie auf euren Postings, stellt Fotos zur Verfügung und bindet sie in eure Kommunikation ein. Dabei ist es egal, ob sie öffentliche Profile haben oder nicht, jede Kommunikation eurer Veranstaltung bringt euch Aufmerksamkeit.
Fans: Sie werden ganzheitlich über Social Media, Newsletter, Medienarbeit, Website und Werbemassnahmen wie Plakate, Flyer oder Social Ads am besten erreicht. Hier gilt, für einen erfolgreichen Ticketverkauf beziehungsweise eine hohe Zuschauerzahl regelmäßig in den Köpfen präsent zu sein und den Mehrwert des Events sowie die Emotionen herauszustellen. Was können die Zuschauerinnen und Zuschauer vor Ort erleben, welche Aktionen gibt es neben dem Wettkampfgeschehen, wie können sie den Wettkampf verfolgen. Wie ist der Zeitplan, welche Mannschaften treten an, wer sind die Favoriten?
Sponsoren: Bindet eure Sponsoren in die Kommunikation mit ein und profitiert von einer grösseren Reichweite. Stellt euren Partnern neben der Logo-Einbindung auch Content, wie Texte, Bilder oder ähnliches zur Verfügung. Nutzt die Funktion des «Cross-Postings» auf Social Media, sodass die Partner eure Inhalte einfach teilen können. Überlegt euch Hintergrundgeschichten, die von Partnern gesponsert werden können, um weitere Budgets zu akquirieren.
Medien: Die Medien sind im Rahmen der Vor-, Live- und Nachberichterstattung ein sehr wichtiger Player in eurer Kommunikation. Kontaktiert frühzeitig euren Medienverteiler und macht euch auf die Suche nach weiteren relevanten Medien in eurer Region, egal ob Zeitung, Radio, TV-Sender oder auch Magazine.
So könnte eine Medienplanung aussehen:
- Vorbericht mit allen Informationen rund um die Veranstaltung und der Möglichkeit als sich Medienschaffende anzumelden.
- Einladung zum Mediengespräch im Rahmen der Veranstaltung oder Angebot einer Interviewsituation mit Sportlerinnen udn Sportlern. Gleichzeitig Reminder für die Medienakkreditierung.
- Durchführung des Mediengesprächs am ersten Veranstaltungstag. Vorab Planung von möglichen Interviews vor Ort.
- Versand Nachbericht unmittelbar nach der Veranstaltung mit Fokus auf die Kernereignisse und die Ergebnisse.
Stolperfallen und rechtliche Hintergründe
Ein entscheidender Aspekt bei der medialen Begleitung von Sportveranstaltungen ist die Beachtung der Bild- und Persönlichkeitsrechte. Insbesondere bei der Fotografie von Zuschauerinnen und Zuschauer müssen Sportvereine sensibel vorgehen, um die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte zu respektieren.
Wenn darf man fotografieren?
Generell dürfen Personen, die sich im öffentlichen Raum befinden, fotografiert werden. Darauf solltet ihr beim Einlass mittels eines Aushangs nochmals aufmerksam machen. Dennoch ist es ratsam, sich bei Nahaufnahmen auf das Fotografieren von Teilnehmenden, Trainerinnen und Freiwilligen zu konzentrieren. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn es um die Veröffentlichung von Fotos von Kindern geht. Hier ist das Einverständnis der Eltern oder Erziehungsberechtigten erforderlich. Demnach können die Eltern eine Veröffentlichung dementsprechend verhindern. Sportvereine sollten klare Richtlinien für die Verwendung von Bildern von Minderjährigen festlegen und sicherstellen, dass solche Fotos mit grösster Sensibilität behandelt werden. Es ist immer ratsam, sich rechtlich vor einer Veranstaltung abzusichern und zu informieren.
Besonderheit im Turnsport
Besonders im Turnen können in der Bewegung unvorteilhafte Positionen entstehen. Achtet daher bei der Auswahl der Bilder darauf, dass keine unangenehmen Fotos für die Turnerinnen und Turner veröffentlicht werden. Beim Fotografieren von Spagat Positionen ist beispielsweise die Perspektive sehr wichtig und darauf zu achten, dass nicht in den Schritt fotografiert wird. → STV-Fotomanual
Die Medien- und Akkreditierungsrichtlinien bieten hierzu wertvolle Leitlinien, die eine respektvolle Medienbegleitung sicherstellen. Gleiches gilt auch bei der Auswahl der Fotografinnen und Fotografen, sei es der eigenen oder der Medien. Prüft genau, wer sich für die Veranstaltung anmeldet, und für welches Medium fotografiert wird.
Best-Practice: So kann ein Projektplan aussehen
Dieser Beispiel-Projektplan dient als Leitfaden für die zeitliche Planung der Kommunikation einer Sportveranstaltung. Passe die Zeiten und Aktivitäten entsprechend den spezifischen Anforderungen und Grössenordnungen deiner Veranstaltung an.
Phase 1
Die Planung (je nach Grösse 8–12 Wochen vor der Veranstaltung)
Woche 1–2: Zielgruppen und Ziele
Identifiziert die Hauptzielgruppen, welche über die Kommunikationsmassnahmen erreicht werden sollen. Das sind meist Sportlerinnen und Sportler, Fans, Sponsoren und Medien. Ordnet jeder Zielgruppe die Informationen zu, die sie benötigen, um an der Veranstaltung teilzunehmen, wann ihr diese verschicken müsst und über welchen Kanal ihr sie erreichen könnt.
Woche 3–6: Erstellung des Kommunikationsplans und Planung der Inhalte
Aus der oberen Zuteilung könnt ihr daraufhin einfach einen Kommunikationsplan erstellen und eure Massnahmen pro Medium zuteilen. Schreibt die Texte vor, organisiert einen Fotografen, eine Fotografin oder Videografen bzw. Videografin und überlegt, was ihr für die Umsetzung der Inhalte benötigt. Der grösste Aufwand wird aus der Erfahrung im Social Media Bereich liegen. Hier werden gute Bilder, Grafiken, im besten Fall Videos und Texte benötigt.
Woche 7–8: Medienarbeit und Sponsorenintegration
Prüft euren Medienverteiler und plant die erste Medienmitteilung ein. Klärt die Integration der Sponsoren und erstellt personalisierte Inhalte.
Phase 2
Vorberichterstattung (4–6 Wochen vor der Veranstaltung)
Woche 1–6: Ankündigung auf allen Kanälen
Veröffentlicht eine offizielle Ankündigung auf allen relevanten Social-Media-Plattformen. Verschickt die erste Medienmitteilung und teilt die Informationen mit teilnehmenden Sportlerinnen, Sportlern und euren Sponsoren. Werdet aktiv und streut regelmässig Hintergrundinformationen rund um die Veranstaltung, wie Startzeiten, Teilnehmende, Favoritinnen und Favoriten sowie weitere Highlights, die das Publikum erleben kann. Verweist auf den Ticketverkauf oder erinnert regelmässig, sich das Datum im Kalender einzuspeichern.
Woche 3–4: Pressekonferenz und Interviews
Organisiert eine Medienkonferenz oder ein Mediengespräch für lokale Medien. Führt Interviews mit Schlüsselpersonen für die Medien oder auch die eigenen Kanäle wie Website und Social Media.
Phase 3
Live-Berichterstattung (Während der Veranstaltung)
Vor dem Event-Tag:
Teilt Live-Updates, Behind-the-Scenes Einblicke vom Aufbau und Interviews auf Social Media. Damit steigert ihr die Vorfreude auf das Event und erinnert die Zuschauerinnen und Zuschauer, dass das besondere Ereignis kurz bevorsteht.
Am Event-Tag:
An den Tagen der Veranstaltung ist die Koordination der vielen geplanten Massnahmen der Schlüssel. Funktioniert der Livestream, sind die Pressevertreterinnen und -vertreter gut versorgt, die Fotografinnen und Fotografen gebrieft und funktioniert die regelmässige Veröffentlichung der Wettkampf-Updates.
Phase 4
Nachberichterstattung (1–3 Wochen nach der Veranstaltung)
Woche 1: Nachbericht an die Presse
Am ersten Tag direkt nach der Veranstaltung sollte eine Pressemitteilung mit Nachbericht und Fotos verschickt werden.
Woche 2: Dankesnachrichten und Highlights
Veröffentlicht Dankesnachrichten an Teilnehmende, Zuschauende und Sponsoren. Teilt die Highlights der Veranstaltung und zeigt emotionale Momente.
Woche 3: Analyse und Feedback
Analysiert die Erfolgskennzahlen (Teilnehmendenzahl, Reichweite auf Social Media). Sammelt Feedback von Teilnehmenden und Zuschauenden für zukünftige Veranstaltungen.
