Couverture préliminaire, communication en direct et couverture post-événement
La mise en œuvre de la communication événementielle peut généralement être divisée en trois phases :
- Couverture préliminaire,
- Communication en direct et
- Couverture post-événement.
Le premier génère une attente de l'événement, active les médias, fait le lien avec les sponsors et favorise la vente de billets grâce à des teasers et des histoires de fond. Pour ce faire, il convient d'utiliser régulièrement tous les canaux de communication possibles. Utilisez la couverture post-événement pour partager des messages de remerciement, des interviews et des rétrospectives. Un événement peut avoir un impact durable sur votre société. Une manifestation sportive suscite des émotions et est un événement dont on aime se souvenir.
La particularité de la couverture sportive le jour même de l'événement est la communication en direct. Les fans veulent obtenir des informations, des résultats et des mises à jour de manière instantanée. Pour partager des actualités en direct, des résultats et des moments forts, les canaux de médias sociaux les plus appropriés sont notamment Instagram, Facebook et TikTok. La Story Instagram, par exemple, peut être facilement utilisée comme une sorte de recueil de vidéos à l'aide d'un téléphone portable. Pour les événements de plus grande envergure, il est également possible de diffuser un flux en direct. Pendant l'événement, utilisez un mélange d'images, de vidéos et de textes afin de garantir une couverture complète en direct. Vous pouvez également proposer des éléments interactifs tels que des sondages, des jeux-concours ou des sessions de questions-réponses via les médias sociaux afin d'impliquer activement les spectateurs.
Exemples et particularités - voici comment la communication diffère par groupe cible
Les athlètes : contactez les sportifs par l'intermédiaire des sociétés sous forme de mailings contenant des informations sur le processus d'inscription, l'organisation de la compétition et, le cas échéant, des informations sur les canaux de médias sociaux et les images qu'ils peuvent partager sur leurs canaux. Réfléchissez à des mesures permettant d'exploiter la portée de ce contenu pendant et après l'événement. Identifiez-les sur vos publications, fournissez-leur des photos et intégrez-les dans votre communication. Peu importe qu'ils aient des profils publics ou non, toute communication de votre événement vous apportera de l'attention.
Les fans : le meilleur moyen deles atteindre de manière globale est d'utiliser les médias sociaux, les newsletters, les relations avec les médias, le site Internet et les mesures publicitaires telles que les affiches, les flyers ou les annonces sur les réseaux sociaux. Il s'agit ici d'être régulièrement présent dans les esprits afin de vendre des billets ou d'attirer un grand nombre de spectateurs et de mettre en avant la valeur ajoutée de l'événement et les émotions qu'il suscite. Que peuvent vivre les spectateurs sur place, quelles sont les animations en marge de la compétition, comment peuvent-ils suivre la compétition ? Quel est le programme, quelles sont les équipes en compétition, qui sont les favoris ?
Les sponsors : impliquez vos sponsors dans la communication et profitez d'une plus grande portée. En plus de l'intégration du logo, mettez à disposition de vos partenaires du contenu tel que des textes, des images ou autres. Utilisez la fonction de « cross-posting » sur les médias sociaux afin que les partenaires puissent facilement partager votre contenu. Réfléchissez à des histoires de fond qui pourraient être sponsorisées par des partenaires afin d'obtenir des budgets supplémentaires.
Les médias : les médias sont un acteur très important de votre communication dans le cadre de la couverture en amont, en direct et après la manifestation. Contactez votre liste de diffusion à l'avance et recherchez d'autres médias pertinents dans votre région, qu'il s'agisse de journaux, de radios, de chaînes de télévision ou même de magazines.
Voici à quoi pourrait ressembler un plan média :
- Couverture préliminaire avec toutes les informations sur l'événement et la possibilité pour les médias de s'inscrire.
- Invitation à un entretien avec les médias dans le cadre de l'événement ou proposition d'une possibilité d'interview avec des sportifs. Rappel pour l'accréditation des médias.
- Organisation de la rencontre avec les médias le premier jour de l'événement. Planification préalable d'éventuelles interviews sur place.
- Envoi d'un compte-rendu immédiatement après l'événement, en se concentrant sur les points clés et les résultats.
Pièges à éviter et contexte juridique
Le droit à l'image et le respect de la vie privée constituent un aspect crucial de la couverture médiatique des événements sportifs. Les sociétés sportives doivent notamment faire preuve de sensibilité lorsqu'elles photographient des spectateurs afin de respecter leur vie privée et leurs droits personnels.
QUI PEUT-ON PHOTOGRAPHIER ?
En règle générale, les personnes se trouvant dans l'espace public peuvent être photographiées. Vous devriez le rappeler à l'entrée par le biais d'une affiche. Néanmoins, il est conseillé de se concentrer sur la prise de photos des participants, des entraîneurs et des bénévoles lors de gros plans. Il convient d'être particulièrement vigilant lorsqu'il s'agit de publier des photos d'enfants. Dans ce cas, l'accord des parents ou des tuteurs est nécessaire. Les parents peuvent donc empêcher la publication. Les sociétés sportives devraient établir des directives claires concernant l'utilisation d'images de mineurs et veiller à ce que ces photos soient traitées avec la plus grande sensibilité. Il est toujours conseillé de prendre des précautions juridiques et de s'informer avant un événement.
PARTICULARITÉ DE LA GYMNASTIQUE
En gymnastique notamment, des poses délicates peuvent se produire lors des mouvements. Lors du choix des photos, veillez donc à ne pas publier de photos désagréables pour les gymnastes. Par exemple, lorsque vous photographiez des positions d'écart, la perspective est très importante et il faut veiller à ne pas photographier l'entrejambe. → Manuel sur les photos FSG
Les Directives à l'intention des représentants médias fournissent à cet égard des lignes directrices précieuses, qui garantissent un accompagnement respectueux des médias. Il en va de même pour le choix des photographes, qu'il s'agisse de vos propres photographes ou de ceux des médias. Vérifiez bien qui s'inscrit à l'événement et pour quel média les photos sont prises.
Best-Practice : voici à quoi peut ressembler un projet
Cet exemple de plan sert de guide pour la planification temporelle de la communication d'un événement sportif. Adaptez les horaires et les activités en fonction des besoins spécifiques et de l'échelle de votre événement.
Phase 1
La planification (selon la taille, 8 à 12 semaines avant l'événement)
Semaines 1-2 : groupes cibles et objectifs
Identifiez les principaux groupes cibles à atteindre via les mesures de communication. Il s'agit généralement des athlètes, des fans, des sponsors et des médias. Associez à chaque groupe cible les informations dont ils ont besoin pour participer à l'événement, le moment où vous devez les envoyer et le canal par lequel vous pouvez les atteindre.
Semaines 3 à 6 : élaboration du plan de communication et planification du contenu
A partir de là, vous pouvez facilement créer un plan de communication et attribuer vos actions par support. Rédigez les textes à l'avance, trouvez un photographe ou un vidéaste et réfléchissez à ce dont vous aurez besoin pour réaliser le contenu. D'après notre expérience, c'est dans le domaine des médias sociaux que le travail sera le plus important. Il faudra pour cela de bonnes images, des graphiques et, dans le meilleur des cas, des vidéos et des textes.
Semaines 7-8 : relations avec les médias et intégration des sponsors
Vérifiez votre liste de distribution aux médias et prévoyez le premier communiqué de presse. Clarifiez l'intégration des sponsors et créez un contenu personnalisé.
Phase 2
Couverture avant l’événement (4 à 6 semaines avant l'événement)
Semaine 1-6 : annonce sur tous les canaux
Publiez une annonce officielle sur toutes les plateformes de médias sociaux pertinentes. Envoyez le premier communiqué de presse et partagez les informations avec les athlètes participants et vos sponsors. Soyez actif et diffusez régulièrement des informations de fond sur l'événement, telles que les horaires, les participants, les favoris et les autres moments forts que le public pourra vivre. Indiquez la vente de billets ou rappelez régulièrement de noter la date dans le calendrier.
Semaine 3-4 : conférence de presse et interviews
Organisez une conférence de presse ou un point presse pour les médias locaux. Réalisez des interviews de personnes clés pour les médias ou même pour vos propres canaux, tels que le site Internet et les médias sociaux.
Phase 3
Couverture en direct (pendant l'événement)
Avant le jour de l'événement :
Partagez des mises à jour en direct, des aperçus des coulisses, du montage et des interviews sur les médias sociaux. Vous augmentez ainsi l'enthousiasme autour de l'événement et rappelez aux spectateurs que cet événement particulier est imminent.
Le jour de l'événement :
Les jours de l'événement, la coordination des nombreuses mesures prévues est la clé. Le livestream fonctionne, les représentants de la presse sont bien informés, les photographes sont briefés et la publication régulière d’informations relatives à la compétition se fait correctement.
Phase 4
Couverture post-événement (1 à 3 semaines après l'événement)
Semaine 1 : compte-rendu de suivi à la presse
Le premier jour, immédiatement après l'événement, un communiqué de presse doit être envoyé avec un compte-rendu et des photos.
Semaine 2 : messages de remerciement et faits marquants
Publiez des messages de remerciement aux participants, aux spectateurs et aux sponsors. Partagez les moments forts de l'événement et les moments d'émotion.
Semaine 3 : analyse et feedback
Analysez les indicateurs de succès (nombre de participants, portée sur les médias sociaux). Recueillez les commentaires des participants et des spectateurs pour les événements futurs.
