Les applications de messagerie, les courriels et les sites Internet sont depuis longtemps devenus des canaux de communication ou d'information incontournables pour les sociétés de gymnastique. Et la plupart des sociétés et associations sportives sont également présentes sur les différentes plateformes de médias sociaux.
Mais la digitalisation va encore plus loin que cela et doit être mûrement réfléchie. « Ouvrir simplement un groupe WhatsApp pour le comité n'est certainement pas synonyme de digitalisation », explique Philipp Moor, fondateur de « vereinscoaching.ch » et membre du Comité central de la FSG dans l'article sur la digitalisation publié sur aargauersport.ch. Il ajoute qu'il est important de décider au sein du comité quand et où l’utilisation de la digitalisation est utile.
L'essentiel en un coup d'œil :
- Toujours réfléchir à l'objectif à atteindre.
- Ne pas sauter sur chaque tendance de digitalisation, évaluer les coûts et les bénéfices.
- Préparer les contenus en fonction du format (ne pas reprendre 1:1 le contenu de l'analogique pour le mettre en ligne, par exemple le livret de fête, le programme).
- Ne pas vouloir trop en faire et tout digitaliser tout de suite (ressources).
- Ne pas vouloir provoquer artificiellement quelque chose. Si les jeunes ont la possibilité de s'investir dans les sociétés, la digitalisation sera un processus naturel.
Ne pas faire de vagues
Il ne suffit pas de simplement numériser les processus analogiques, il est important d'avoir une vision globale de la situation. La digitalisation ne doit pas être une fin en soi, mais seulement un moyen. D'autant plus qu'elle nécessite généralement des ressources financières et humaines importantes. « La question initiale doit toujours être la suivante : comment devenir plus efficace ? La digitalisation d'un processus devrait entraîner une augmentation de l'efficacité », explique Rafael Meier, responsable de la Swiss Olympic Academy.
Pour la gestion des membres, la comptabilité et la gestion des comptes, il existe de nombreux fournisseurs qui facilitent considérablement le travail. « Il est décisif de bien vérifier au préalable quelles sont les interfaces de mes programmes - par exemple avec les organisations faîtières. La mise en réseau joue un rôle important », explique Philipp Moor. Outre le logiciel de la société, la gestion des données - c'est-à-dire le stockage et l'archivage des données - est centrale, afin que toutes les personnes occupant des fonctions spécifiques puissent y avoir accès.
La digitalisation peut aider dans les domaines suivants :
- Administration : gestion des membres (par ex. clubdesk.ch, fairgate.ch, webling.ch, localclubs.ch).
- Collaboration/organisation : stockage commun de documents, séances en ligne, planification d'interventions/de rendez-vous, inscriptions et désinscriptions (par ex. helfereinsatz.ch, gump.app, slack.com, trello.com, Microsoft Teams, Google Drive).
- Communication interne/externe : chat de la société, mail, newsletter, Intranet (par ex. go.frontapp.ch, Vereinsorganisator.de).
- Entraînement : création de programmes d'entraînement, évaluation, analyse vidéo, création de chorégraphies (par ex. online-coach.org, skinidesigner.ch).
- Formation/information : formations en ligne, point info (par ex. « Club Management »).
- Commercialisation/visibilité : site Internet, canaux de médias sociaux, streaming en direct d'événements.
- Génération de fonds : plateformes de crowdfunding (par ex. ibelieveinyou.ch, lokalhelden.ch).
Trouver le bon équilibre
Un autre objectif pourrait être d'augmenter le potentiel de commercialisation de la société. La publicité sur les canaux numériques permet certainement d'attirer l'attention d'un public plus large. Mais là aussi, il faut bien réfléchir au public cible.
Selon les cas, une grande affiche placée à l'entrée du village pour annoncer un événement aura plus d'impact qu'une simple publicité en ligne. Il s'agit ici de trouver le bon équilibre. « De nos jours, il se peut même qu'une société se fasse davantage remarquer lorsqu'elle utilise des moyens analogiques », estime Rafael Meier. La digitalisation au niveau des sociétés évolue rapidement. Il se peut que le temps qu'une société prenne un train en marche, une autre société l'ait déjà quitté depuis longtemps.
Ce qu'il ne faut certainement pas négliger non plus, c'est le facteur temps. La digitalisation ne se fait pas du jour au lendemain. Il s'agit plutôt d'un processus de transformation qui n'est jamais terminé.
Reconnaître les opportunités et les risques
Comme beaucoup d'autres choses, la digitalisation comporte à la fois des opportunités et des risques. En voici un bref aperçu :
Opportunités
- Augmenter la visibilité de la société/de la gymnastique.
- Alléger le travail bénévole en simplifiant les processus et en facilitant le travail.
- Les séances en ligne permettent de fixer des dates avec une plus grande flexibilité géographique. Par exemple, une personne qui passe une année à l'étranger peut continuer à œuvrer au sein du comité.
Risques
- Certaines personnes/groupes d'âge sont laissés de côté/exclus parce qu'ils ne suivent plus les tendances numériques.
- Vouloir trop, trop vite à assurer d'abord les ressources (financières, humaines).
- Sécurité et protection des données.
- Des informations importantes risquent de se perdre dans le flot de données.
- Perte du contact social/des échanges physiques.
Préparer l'avenir
Le mouvement et la gymnastique en soi continueront à l'avenir à se faire de manière analogique. Mais l'ensemble de l'administration et de l'organisation - autour et au sein de la gymnastique - doit devenir plus flexible et permettre de gagner du temps grâce à la transformation digitale. Ceci également dans le but de rendre le travail associatif à nouveau attractif et de renforcer le bénévolat.
Pour en savoir plus :
Point info FSG
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