Bisher nichts Vergleichbares gestemmt

Katharina Malka, was macht die Organisation der Reise für die 3500 Schweizer Turnerinnen und Turner speziell?

Katharina Malka: Die Organisation hat ein gigantisches Ausmass. Wir haben bisher nichts Vergleichbares bearbeitet. Wenn wir das gestemmt haben, kann uns nichts mehr erschüttern.
 

Wie ist es zur Zusammenarbeit mit dem STV gekommen?

Kontiki Reisen, die schon mehrfach für die Schweizer Gymnaestrada-Delegation als Reisepartner agierte, klopfte bei uns an – da das Unternehmen keine Busreisen anbietet. Zuerst ist die Anfrage nicht auf fruchtbaren Boden gestossen. Als ich davon gehört habe, war ich gleich Feuer und Flamme, obwohl ich die Gymnaestrada nur vom Hören-Sagen kannte. Ich hatte keine Ahnung, was für eine Maschinerie dahintersteckt. Ich bin wie ein blindes Huhn drauflos. Vielleicht war das aber gerade gut. Sonst hätte ich mir zu viele Gedanken gemacht. Dennoch hatte ich einen grossen Respekt vor der Aufgabe. Natürlich musste ich aber zuerst sicher sein, dass das Team auch dahintersteht.
 

Wie seid ihr es angegangen?

Sobald klar war, dass wir die Reiseorganisation übernehmen können, ist die Sache ins Rollen gekommen. Zuerst mussten wir klären, wer wie und wann an- beziehungsweise zurückreisen möchte, um die entsprechenden Buchungen machen zu können. Glücklicherweise sind wir bei den Spezialgruppenreisen ein eingespieltes Team. Dieses ist in seiner Arbeitsweise so versiert, dass solche Aufgaben fast automatisiert erledigt werden. Wir haben einen holländischen Partner, der für die Transfers vom Flughafen zu den Unterkünften zuständig ist. Alles, was Transport betrifft, ist so weit unter Dach und Fach.

Wo liegen die grössten Herausforderungen?

So viele Leute innerhalb von zwei Tagen nach Amsterdam zu bringen, ist an und für sich schon eine Herausforderung. Wir wollten möglichst allen Bedürfnissen gerecht werden, weshalb die teilnehmenden Gruppen aus verschiedenen Reisearten – Zug, Bus, Flugzeug und Schiff – wählen konnten. Das macht die ganze Organisation sehr komplex. Bei den Flügen standen wir vor der Herausforderung, dass wir keinen separaten Flieger chartern konnten, da der Flughafen Amsterdam zu wenig Kapazität hat. Somit war es schwierig, sicherzustellen, dass die Gruppen zusammen anreisen können.

Bei den Busfahrten müssen wir schauen, dass die Chauffeure ihre Ruhezeiten einhalten können. Genau berechnen, wie lange die Fahrt bis zu den Einstiegsorten der Gruppen und von dort nach Amsterdam dauert. Jede Gruppe kann in ihrer Gemeinde zusteigen. Zusätzlich stellt uns das lokale Gymnaestrada-Organisationskomitee immer wieder vor Herausforderungen, da Bestätigungen und Informationen nur sporadisch eintreffen. Hier mussten wir eine gewisse Penetranz entwickeln und den Verantwortlichen vor Ort mindestens einmal pro Woche auf die Pelle rücken.
 

Wie läuft die Zusammenarbeit?

Wunderbar und einwandfrei, wie geschmiert. Das kenne ich auch anders.

Anfangs hatten wir zwar viele schlaflose Nächte und Fragezeichen. Aber die Erfahrung von Stefan Bosshard und Sandra Reutemann aus der Gymnaestrada-Kommission hat uns enorm geholfen. Auch Jazmin Hegglin, welche die Gymnaestrada erstmals administriert, leistet ausgezeichnete Arbeit.

Anfänglich hatten die Teilnehmenden kein Verständnis, wenn sie auf ihre Anfrage nicht gleich Antworten erhalten haben. Der STV hat dann in einem Infoschreiben aufgeklärt, was alles dahintersteckt und dass Geduld angebracht ist. Seither haben wir viele positive Feedbacks für unsere Arbeit erhalten.
 

Mit der Hin- und Rückreise ist es aber nicht getan, oder?

Richtig. Wir bieten vor Ort 15 verschiedene Tagesausflüge, die wir mit unseren Bussen durchführen werden. Auch gibt es einige Teilnehmende, die eine Anschlussreise gebucht haben.

Für das Unternehmen Twerenbold bietet sich mit der Gymnaestrada eine wertvolle Werbeplattform. Schliesslich reisen Turnerinnen und Turner gerne – ob allein oder als Verein. Deshalb lautet auch mein Anspruch: es muss nahezu perfekt laufen.