Rien de comparable n'a encore été réalisé

Katharina Malka, qu'est-ce qui rend l'organisation du voyage des 3500 gymnastes suisses si particulière ?

Katharina Malka :L'organisation est d'une ampleur gigantesque. Nous n'avions encore jamais réalisé de projet comparable. Une fois cela terminé, plus rien ne pourra nous faire peur.
 

Comment la collaboration avec la FSG s'est-elle mise en place ?

Kontiki Reisen, qui a déjà été le partenaire de voyage de la délégation suisse à la Gymnaestrada à plusieurs reprises, a frappé à notre porte. En effet, cette entreprise ne propose pas de voyages en bus. Au début, leur demande n'a pas rencontré un écho favorable. Quand j'en ai entendu parler, j'ai tout de suite été emballée, bien que j'aie seulement une vague idée de ce qu'était la Gymnaestrada. Je n'avais aucune idée de tout ce qui se cachait derrière cela. J'ai foncé tête baissée et c'était peut-être une bonne chose, sinon, je me serais fait trop de soucis. Cela dit, le défi à relever ne me faisait pas peur. Je devais néanmoins d'abord m'assurer du soutien de l'équipe.
 

Comment avez-vous abordé les choses ?

Dès qu'il a été clair que nous pouvions prendre en charge l'organisation du voyage, les choses se sont mises en place. Nous avons d'abord dû déterminer qui souhaitait partir et quand, afin de pouvoir effectuer les réservations nécessaires. Heureusement, nous sommes une équipe bien rodée dans le domaine des voyages de groupe spéciaux. Celle-ci est si expérimentée dans son travail que de telles tâches peuvent être effectuées de manière presque automatique. Nous avons un partenaire hollandais qui s'occupe des transferts de l'aéroport vers les hébergements. Tout ce qui concerne le transport est donc sous contrôle.

Quels sont les principaux défis ?

Amener autant de personnes à Amsterdam en deux jours est déjà un défi en soi. Nous voulions répondre au mieux aux besoins de chacun, c'est pourquoi les groupes participants ont pu choisir entre différents modes de transport : train, bus, avion et bateau. Cela rend toute l'organisation très complexe. En ce qui concerne les vols, nous n’avons pas pu affréter un avion séparé, car l'aéroport d'Amsterdam n'a pas une capacité suffisante. Il était donc difficile de faire en sorte que les groupes puissent arriver ensemble.

Pour les trajets en bus, nous devons veiller à ce que les chauffeurs puissent respecter leurs temps de repos. Calculer précisément la durée du trajet jusqu'aux lieux d'embarquement des groupes et de là jusqu'à Amsterdam. Chaque groupe peut embarquer dans sa commune. De plus, le comité d'organisation local de la Gymnaestrada nous pose régulièrement des défis, car les confirmations et les informations ne nous parviennent que sporadiquement. Nous avons dû faire preuve d'une certaine insistance et contacter les responsables locaux au moins une fois par semaine.
 

Comment se passe la collaboration ?

Tout se déroule à merveille, comme sur des roulettes. J'ai déjà connu des situations très différentes.

Au début, nous avons certes passé beaucoup de nuits blanches et nous nous sommes posés de nombreuses questions. Mais l'expérience de Stefan Bosshard et Sandra Reutemann, de la commission Gymnaestrada, nous a énormément aidés. Jazmin Hegglin, qui administre la Gymnaestrada pour la première fois, fait également un excellent travail.

Au début, les participants ne comprenaient pas qu'ils n'obtiennent pas de réponse immédiate à leur demande. La FSG leur a alors envoyé une lettre d'information pour leur expliquer les enjeux et leur demander d’être patient. Depuis lors, nous avons reçu de nombreux commentaires positifs sur notre travail.
 

Cependant, il n’y a pas que le trajet aller-retour, n'est-ce pas ?

C'est exact. Nous proposons sur place 15 excursions d'une journée différentes, que nous effectuerons avec nos bus. Certains participants ont également réservé un voyage supplémentaire.

Pour l'entreprise Twerenbold, la Gymnaestrada constitue une plate-forme publicitaire précieuse. Après tout, les gymnastes aiment voyager, qu'ils soient seuls ou en société. Voilà pourquoi il faut que tout fonctionne à la perfection.